El cierre mensual que necesita una pyme de 50 personas
Andrés Rodríguez, Partner ·
Cuando una empresa tiene 10 personas, el fundador sabe cómo va el negocio mirando el banco y hablando con su equipo. Con 50 eso deja de funcionar. Hay más clientes, más proveedores, más gastos y más decisiones que se toman sin que pasen por él. Sin un control de gestión mensual, la dirección se entera de los problemas cuando ya han llegado a la cuenta de resultados del año.
No hace falta un departamento financiero grande. Hace falta un cierre ordenado y una reunión mensual con los datos correctos.
Qué es un cierre mensual
Es el proceso de dejar la contabilidad del mes completa y revisada en una fecha fija, normalmente entre el día 5 y el 10 del mes siguiente. Incluye:
- Todas las facturas de venta y de compra del mes registradas.
- Los bancos conciliados.
- Las periodificaciones básicas: gastos que se pagan una vez al año pero corresponden a todos los meses (seguros, pagas extra, licencias anuales).
- Las existencias valoradas, si la empresa tiene almacén.
Muchas pymes llevan la contabilidad al día solo de cara al trimestre fiscal. Pasar a un cierre mensual es el primer cambio y el que más información aporta.
Qué revisar cada mes
Un informe de gestión útil cabe en dos o tres páginas:
Cuenta de resultados del mes y acumulada, comparada con el presupuesto y con el mismo periodo del año anterior. Lo importante son las desviaciones y su explicación.
Margen por línea de negocio o familia de producto. Si solo miras el total, una línea que crece puede esconder a otra que empeora.
Tesorería. Saldo actual y previsión de las próximas semanas.
Circulante. Días medios de cobro, días medios de pago y nivel de existencias. Es donde suele estar atrapada la caja de una pyme en crecimiento.
Indicadores comerciales. Oportunidades abiertas, propuestas enviadas, tasa de cierre. Anticipan la facturación de los meses siguientes.
Plantilla y coste de personal, si la empresa está contratando.
La reunión de dirección
El informe sirve si se discute. Una reunión mensual de hora y media con la dirección, siempre la misma semana, con este orden:
- Resultados del mes y desviaciones principales (20 minutos).
- Tesorería y circulante (15 minutos).
- Ventas y previsión (20 minutos).
- Dos o tres decisiones concretas, con responsable y fecha (el resto del tiempo).
El acta de la reunión recoge esas decisiones, y la siguiente empieza revisando si se han cumplido.
Cómo empezar
Fija una fecha de cierre y mantenla aunque los primeros meses no salga perfecto.
Habla con tu gestoría o asesoría. Muchas pueden adaptar su calendario para entregar la contabilidad mensual, aunque normalmente hará falta que alguien de la empresa haga de puente y revise.
Prepara un presupuesto anual sencillo, aunque sea aproximado. Sin presupuesto no hay con qué comparar, y la reunión se queda en comentar números sin referencia.
Automatiza la preparación del informe cuando el contenido esté estable. Si los datos salen del ERP y del CRM sin intervención manual, el informe está listo pocos días después del cierre y no depende de que una persona concreta tenga tiempo.
Qué cambia
El primer efecto es que las sorpresas se detectan en semanas y no en meses. El segundo es que las conversaciones de dirección pasan de opiniones a datos. Y el tercero, que suele pesar más de lo que se espera: el fundador deja de ser la única persona que entiende cómo va la empresa.