Previsión de tesorería a 13 semanas: cómo dejar de mirar la caja el día antes de las nóminas

Muchos fundadores de pymes que funcionan bien reconocen que revisan la cuenta del banco cada pocos días, sobre todo antes de pagar nóminas o impuestos. La empresa gana dinero, pero la caja da sustos. Ocurre porque beneficio y tesorería no coinciden en el tiempo: se factura hoy, se cobra en 60 o 90 días y se paga a proveedores mucho antes.

La herramienta más útil para esto es sencilla: una previsión de tesorería semanal a 13 semanas, es decir, un trimestre.

Por qué 13 semanas y por qué semanal

Una previsión mensual esconde los picos. Puedes terminar el mes con saldo positivo y haber estado en descubierto la segunda semana, justo cuando se pagaban las nóminas y la Seguridad Social. Con detalle semanal esos momentos se ven.

Trece semanas es un horizonte lo bastante largo para reaccionar (negociar con un banco, adelantar un cobro, retrasar una compra) y lo bastante corto para que la previsión sea fiable.

Cómo montarla

Saldo inicial. La suma de todas las cuentas bancarias el lunes de la semana en curso.

Cobros. Parte de las facturas emitidas pendientes de cobro, con la fecha en que realmente esperas cobrarlas, que no siempre es la del vencimiento. Si un cliente paga siempre con 15 días de retraso, ponlo así. Después añade los cobros de ventas que todavía no has facturado pero prevés, con prudencia.

Pagos fijos. Nóminas, Seguridad Social, alquileres, cuotas de préstamos, leasing, seguros, suscripciones. Son los más fáciles de prever y conviene tenerlos todos.

Pagos a proveedores. Facturas recibidas pendientes, con su fecha de pago, más las compras previstas.

Impuestos. IVA, retenciones, pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades. Son los que más sorprenden porque llegan de golpe cada trimestre.

Saldo final de cada semana. Saldo inicial más cobros menos pagos. Es la línea que hay que mirar.

Cómo usarla

La previsión solo funciona si se actualiza. Lo recomendable es dedicar una hora cada lunes a dos cosas:

1. Comparar lo previsto con lo real de la semana anterior. Si un cobro no ha llegado, se mueve a la semana en que ahora se espera. Con unas semanas de práctica, verás qué clientes y qué partidas fallan más, y las previsiones mejoran.
2. Revisar las semanas con saldo bajo. Si la semana 7 muestra un mínimo peligroso, hay seis semanas para actuar: reclamar cobros pendientes, pedir anticipos, ajustar el calendario de pagos o hablar con el banco antes de necesitarlo.

Hablar con el banco con una previsión en la mano y tres meses de margen es muy distinto a llamar el día antes de las nóminas.

Errores habituales

• Ser optimista con los cobros. Es mejor equivocarse por prudencia.
• Olvidar los impuestos trimestrales y las pagas extra.
• Hacerla una vez y abandonarla. Una previsión sin actualizar no sirve de nada en un mes.
• Mezclar previsión y presupuesto. El presupuesto dice lo que quieres que pase en el año; la previsión de tesorería dice lo que va a pasar en tu cuenta bancaria.

El siguiente paso

Cuando la previsión lleva unos meses funcionando y el proceso está claro, buena parte se puede automatizar: los cobros y pagos pendientes salen del ERP y los movimientos del banco se importan solos. Queda el trabajo de criterio, que es ajustar las fechas y decidir qué hacer con lo que la previsión muestra.